Så får du kontroll över din egen data


Egen data1.jpg
 

Fastighetsförvaltning består oftast av flera olika aktörer både inom och utanför den egna organisationen. Vissa jobb kan kräva entreprenörer och inhyrda konsulter, som gärna jobbar i sina egna system. Som ansvarig riskerar du att förlora kontrollen över din egen data och på så vis bli beroende av andras kunskaper, istället för att dela med av din egen. Här får du fem tips för en lyckad datahantering.



1. Bygg korrekt data

Använd moderna system och verktyg i huvudorganisationen som låter er bygga korrekt och uppdaterad digital information. Exempelvis tjänster där drifttekniker och fastighetsskötare kan uppdatera löpande och förädla. Då säkerställer ni att informationen förblir er egendom – inte konsulternas.

2. Tydliga källor

Ha tydliga källor så att alla i organisationen och även externa aktörer vet var de hittar rätt och uppdaterad information.

3. Ordning och reda

Struktur på din information är oerhört viktigt. Se därför till att all data har en tydlig spårbarhet till din fastighets- och organisationsstruktur. Vi ägnar ofta väldigt mycket tid åt att leta reda på information. Ordning och reda gör att vi kan lägga tid på det vi är bra på istället.

4. Tillgänglighet

Tillgänglighet är A och O och aktiviteter ska med enkla medel kunna följas upp. Till exempel att kunna sortera i rapporter är ofta en underskattad funktion som kan göra betydande skillnad i effektivitet.

5. Kontinuitet

Se till att all din data är unik, kategoriserad och spårbar - och möjlig att kommunicera. Informationen ska fortsätta leva, förädlas och alltid spegla din nuvarande verksamhet.