5 tips för digital transformation i fastighetsförvaltning
Fastighetsförvaltning är ett ständig pågående driftarbete. Det ska se till att det som byggts förblir säkert för verksamheter inuti, att lagar och regler följs och att byggnaden står stadigt över tid. Allt detta ska dokumenteras, så att nästa person, imorgon eller om flera år, vet vad som finns och inte finns innanför väggarna.
Idag är vår omvärld mer digital än någonsin och fastighetsförvaltning är en bransch som börjat se över nya tekniska lösningar. Här går vi igenom våra fem bästa tips för att lyckas med sin digitala transformation!
1. Kultur och delaktighet
Varför behöver vi det här? Det har vi aldrig pratat om! För att undvika dessa reaktioner måste man vid ett tidigt stadie engagera och lyssna på medarbetarnas faktiska utmaningar. Det kan vara uppgifter som känns besvärliga eller tidskrävande insatser. Som medarbetare vill man känna att nya verktyg stämmer överens med verkliga utmaningar. Exempelvis ett verktyg där man direkt efter avslutat arbete kan återrapportera på plats - utan vidare åtgärd när man kommer åter på kontoret.
2. Bygg upp dokumentationen
Marknadens mest innovativa lösningar är anpassade för att enkelt kunna göra analoga dokument till digital data. När det är gjort gäller det sedan att hitta smarta rutiner för fortsatt dokumentation och uppdatering. Nyttja dina medarbetares kompetens och erfarenhet för dokumentationsuppbyggnad och satsa på lösningar där alla kan bidra med nyttig data!
3. Information efter ansvar
När all data och information är på plats är det dags att dela den med förvaltningens olika instanser. Detta borde alltid göras med tankesättet ”Information efter ansvar”. Den som är i behov av informationen, kan nyttja och förstå den, ska ha tillgång till den. På så sätt kan man hålla all dokumentation levande genom att låta användare uppdatera efter sin egen kompentens och roll.
4. Optimera arbetsflödet
En återkommande utmaning för alla som genomgår en digital transformation är att våga skala bort traditionella och manuella moment i sin verksamhet. Men faktum är att det är digitaliseringens syfte! Det ska inte vara ett ytterligare verktyg, utan kunna ersätta era gamla! Våga därför uppdatera processer och ta bort onödiga steg som kan göras digitalt.
5. Tid för kunskap
Ni kommer inte kunna allting på en gång, utan en digital omställning handlar lika mycket om tålamod som tekniken i sig. Se till att sätta upp tydliga milstolpar för hur er implementering ska ske, utbilda personalen löpande och följ upp för ständiga förbättringar!